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Titel
Text copied to clipboard!Vorstandssekretär
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Vorstandssekretär, der unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination von Vorstandssitzungen, der Dokumentation wichtiger Entscheidungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt. In dieser Schlüsselrolle sind Sie verantwortlich für die effiziente Verwaltung aller administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Vorstand und stellen sicher, dass alle Prozesse reibungslos und professionell ablaufen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Vorbereitung und Protokollierung von Vorstandssitzungen, die Pflege vertraulicher Unterlagen, die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie die Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. Sie arbeiten eng mit dem Vorstandsvorsitzenden, den Vorstandsmitgliedern und anderen Führungskräften zusammen, um eine effektive Entscheidungsfindung und strategische Planung zu ermöglichen.
Ein erfolgreicher Vorstandssekretär verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion und ein tiefes Verständnis für Unternehmensführung und rechtliche Rahmenbedingungen. Sie sollten in der Lage sein, komplexe Informationen klar zu kommunizieren, Fristen einzuhalten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Diese Position erfordert ein hohes Maß an Professionalität, Integrität und Engagement. Sie bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und einen direkten Beitrag zur strategischen Ausrichtung und zum Erfolg des Unternehmens zu leisten. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Zusammenarbeit mit Führungskräften mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Protokollierung von Vorstandssitzungen
- Verwaltung vertraulicher Dokumente und Aufzeichnungen
- Koordination der Kommunikation zwischen Vorstand und Stakeholdern
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen
- Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Pflege des Vorstandskalenders und Terminmanagement
- Unterstützung bei der strategischen Planung und Entscheidungsfindung
- Überwachung von Fristen und Einreichungen bei Behörden
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Verwaltung, Recht oder Wirtschaft
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Vertrautheit mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Englischkenntnisse von Vorteil
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Flexibilität
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Zusammenarbeit mit Vorständen?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Tools nutzen Sie zur Organisation von Sitzungen?
- Wie stellen Sie sicher, dass gesetzliche Fristen eingehalten werden?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben bei hohem Arbeitsaufkommen?
- Haben Sie Erfahrung in der Erstellung von Protokollen und Berichten?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Vorstandskalender um?
- Welche Rolle spielt Diskretion in Ihrer täglichen Arbeit?
- Wie kommunizieren Sie mit internen und externen Stakeholdern?
- Welche rechtlichen Kenntnisse bringen Sie mit?
